Dienstreiseantrag

 

Für Millionen von Arbeitnehmern ist eine Dienstreise ein regelmäßiger Bestandteil ihres beruflichen Alltags. Die neuen Kommunikationsmittel können zwar zu einer Reduzierung der Reisen führen, machen diese aber keineswegs überflüssig.

Mit den Dienstreisen, sei es mit dem Auto, der Bahn oder dem Flugzeug, sind auch beachtliche direkte Kosten verbunden. Daher haben zahlreiche Unternehmen verschiedene Regelungen bezüglich einer Dienstreise eingeführt, sei es für die Genehmigung der Reise, der zulässigen Transportmittel oder der Übernachtungsmöglichkeiten.

Wir von IT-IMPROVEMENT haben in der Vergangenheit durch die Begleitung unterschiedlicher Projekte die Erfahrung gemacht, dass für die gesamte Abwicklung einer Dienstreise häufig auf das klassische Medium „Papier“ oder ein Excel-Formular zurückgegriffen wird. Dies führt zu diversen Problemen, wie Zeitverlusten infolge der notwendigen Einbindung verschiedener Hierarchieebenen und Unübersichtlichkeit.

Basierend auf Microsoft SharePoint haben wir daher, zusammen mit unseren Kunden, verschiedene Lösungen für den Dienstreiseantrag entwickelt. Diese Lösungen zeichnen sich durch eine einfache Handhabung und einen transparenten und effizienten Genehmigungsprozess aus.

Ein wesentlicher Vorteil bei der Anwendung von Microsoft SharePoint liegt darin, dass die unterschiedlichen Genehmigungsprozesse für alle Beteiligten leicht zu handhaben sind. So muss bei einem Dienstreiseantrag mit dem Firmen-PKW nur der direkte Vorgesetzte die Reise genehmigen, bei einer Dienstreise mit einem Flug oder ins Ausland müssen weitere Hierarchieebenen eingebunden werden. Auch kann es sein, dass einzelne Mitarbeiter nur bestimmte Hotelkategorien oder Transportmittel wählen dürfen. Es kann auch sein, dass eine Dienstreise direkt in den Abteilungskalender oder in den Kalender für den Empfang einzutragen ist.

Auch eine Integration des Dienstreiseantrags mit anderen Anwendungen ist denkbar. So haben wir von IT-IMPROVEMENT einem Kunden dazu verholfen, dass eine direkte Anbindung an den externen Autovermieter eingerichtet wird. Lag die Genehmigung zu einer Dienstreise mittels Nutzung eines Mietwagens vor, wurde sogleich der externe Autovermieter via E-Mail darüber informiert und das gewünschte Auto für den Kunden gebucht. Darüber hinaus ermöglicht unsere IT-IMPROVEMENT-Lösung auch eine Integration für die Reisekostenabrechnung.

Unser Vorgehen stellt sicher, dass der Dienstreiseantrag zu einer Produktivitätssteigerung bei allen Beteiligten führt. Schwachstellen im derzeitigen Ablauf werden aufgedeckt und gemeinsam optimale Abläufe entwickelt. Das erspart Zeit, Nerven, Missverständnisse und schlussendlich Geld.