Spendenabwicklung "Improve SA"

 

Viele gemeinnützige Organisationen sind auf Spenden angewiesen, um ihre Leistungen zu erbringen. Vor dem Hintergrund der stetig steigenden Aufgaben ist es wichtig, dass die Spender optimal betreut und die Spenden professionell und ohne großen Aufwand abgewickelt werden.

Spendenverwaltung auf Basis von Office 365 und Azure

Viele gemeinnützige Organisationen sind auf Spenden angewiesen, um ihre Leistungen zu erbringen. Vor dem Hintergrund der stetig steigenden Aufgaben ist es wichtig, dass die Spender optimal betreut und die Spenden professionell und ohne großen Aufwand abgewickelt werden.

In Zusammenarbeit mit der Duisburger Tafel e.V. wurde eine Spender- und Spendenverwaltung entwickelt, die diesen Anforderungen gerecht wird und einfach zu bedienen ist.

 

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Spender-Verwaltung

Die Spender werden mit ihren wichtigsten Daten in einer SharePoint-Liste gespeichert. Jedem Spender können verschiedene Merkmale zugeordnet werden, z.B. Spender-Gruppen, Art der Spenden und der bevorzugten Spendenbelege. Anhand dieser Merkmale können die Spender anschließend ausgewählt und betreut werden, z.B. durch gezielten Versand von entsprechenden Newslettern oder Spendenaufrufen. Die notwendigen Daten können beispielsweise für Serienbriefe genutzt werden.

So ist es ganz einfach möglich, verschiedene Übersichten zu erstellen und zu speichern, z.B. wann und wieviel ein Spender der Organisation gespendet hat, sei es Geld- oder Sachspenden, oder wieviel von einer Spender-Gruppe gespendet wurde wie z.B. den Tafel-Rittern. Für eine optimale Spendenbetreuung sind solche Übersichten extrem hilfreich. Eine dynamische Suche gibt den Benutzern schnelle Ergebnisse.            

Spenden-Verwaltung

Jede Spende erhält eine eindeutige Spenden-Nummer, wird dem Spender zugeordnet und in einer Datenbank gespeichert.

Bei jedem Spender kann hinterlegt werden, ob dieser eine Einzel- oder Sammelbescheinigung für seine Spenden erhalten möchte. Diese Standardvorgaben kann bei jeder Spende geändert werden.

Die Spendenbelege können entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Organisation gestaltet werden. Der Benutzer entscheidet, wann er für wen die Spendenbelege erstellen will. Er kann auch bei einer Sammelbescheinigung entscheiden, welche Einzelspenden für diesen Beleg zusammengefasst werden sollen. So lassen sich beispielsweise einfach Belege für Geld- oder Sachspenden erstellen. Die erstellten Belege werden gespeichert, so dass sichergestellt ist, dass für jede Spende auch nur einmal ein Beleg erstellt wird.

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Spenden-Erfassung

Für die Erfassung der Spenden stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, eine Einzel-Spendenerfassung oder der Import von mehreren Spenden mittels einer Excel-Datei.  

Spenden Excel Import Spendenverwaltung.jpg

 

 

Für die Einzel-Spendenerfassung werden die Felder „Beleg, Art und Datum“ vorausgefüllt, so dass der Benutzer im Regelfall nur den Spender auswählen und den Betrag erfassen muss; selbstverständlich ist der vorgegebenen Werte pro Spende änderbar.

Sollen mehrere Spenden erfasst werden, so bietet sich der Excel-Import an. Beispielsweise könnte eine entsprechende Datei aus der Buchhaltung oder eine SEPA-Datei eingelesen werden. Die importierten Daten werden entsprechend der Spenden-Verwaltung analysiert und mögliche zusätzliche Eingaben angezeigt.

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Bei den grün hinterlegten Feldern sind alle notwendigen Daten vorhanden und können eindeutig zugewiesen werden. Konnte der Spender in der Spender-Verwaltung nicht gefunden werden, so zeigt das System „kein Treffer“ an. Der nicht erfasste Spender kann direkt dort angelegt werden.  Sollte ein  Spender-Name mehrfach vorkommen oder  mehrere Spender auf einen Namen  hinterlegt sein, zeigt das System „mehrere Treffer“ an. Der Benutzer kann dann eine eindeutige Zuweisung im Einzelnen vornehmen. Ebenso kann der Benutzer die einzelne Buchungszeile löschen, z.B. wenn es sich nicht um eine Spende handelt.

Hier finden Sie  mehr Informationen über die Kundenreferenz von der Duisburger Tafel.

http://www.it-improvement.com/download/Improve-SA.pdf