Urlaubsantrag

Jeder Berufstätige kennt das Thema „Urlaubsantrag“ und den – je nach Unternehmen – mehr oder minder effizienten Ablauf. Nach wie vor arbeiten die meisten Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit einem Urlaubsantrag als Papierdokument. Auf diesem Antrag müssen der Urlaubswunsch eingetragen und an den Vorgesetzten weitergereicht werden. Anschließend wird der Urlaubsantrag unterschiedlich zeitnah vom Vorgesetzten geprüft und daraufhin freigegeben oder abgelehnt. Eventuell wird der Urlaub anschließend in einen Urlaubskalender eingetragen.

In verschiedenen Projekten haben wir, die Experten von IT-IMPROVEMENT, nun für verschiedene Kunden diverse Anwendungen für die Abwicklung des Urlaubsantrages entwickelt. Diese sind passgenau auf die spezifischen Bedarfe und Prozesse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben wir eine Standard-Anwendung entwickelt.

Unsere Standardabwicklung, basierend auf Microsoft SharePoint 2013, unterstützt den ganzheitlichen Workflow bei Urlaubsanträgen. Der Clou daran: Die Anwendung erleichtert die Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse kolossal. Ein Mitarbeiter beantragt papierlos seinen Urlaubsantrag. Je nach Unternehmensorganisation wird entweder erst der vertretende Kollege und dann der Vorgesetzte oder direkt der Vorgesetzte per Mail informiert. Der Adressat kann den Antrag direkt prüfen und direkt entscheiden, sprich: genehmigen oder ablehnen – und zwar insgesamt oder auch nur partiell, das heißt, einzelne Tage betreffend. Die Folge und der Vorteil für die unser Programm nutzenden Betriebe liegt auf der Hand: Im jeweiligen Kalender (Abteilungs- oder Unternehmenskalender) kann auf einen Blick und mit einem Klick überprüft werden, wie die Urlaubssituation für den beantragten Zeitraum insgesamt aussieht.

Die Anwendung berücksichtigt sowohl die Sonn- und Feiertage, als auch die Brückentage. Deren Pflege kann in entsprechenden Listen für jedes Jahr vorgenommen werden. Ebenso kann das Unternehmen seine Regelungen für Sonderurlaube in einer entsprechenden Liste hinterlegen. In einer Mitarbeiterliste werden dann die Urlaubstage der Mitarbeiter geführt, so dass eine entsprechende Übernahme potenzieller Rest-Urlaubstage ermöglicht wird – und das überaus nutzerfreundlich. Gleiches gilt für die Verbuchung eventueller Krankheitstage im Urlaub. Die notwendige Info-E-Mail an den Arbeitnehmer nach Genehmigung oder Ablehnung werden automatisch regeneriert. Folglich ist das Urlaubskonto des einzelnen Mitarbeiters immer automatisch auf dem neusten Stand – das hilft bei der Planung der Einsatzkapazitäten – sowohl den KMU als auch den Angestellten und damit dem Betriebsfrieden.

Mit Hilfe der von uns realisierten Anwendung werden Urlaubsplanung und -genehmigung erheblich effizienter und schneller. Die Anträge erfolgen papierlos und der verwaltungsinterne Aufwand wird wesentlich reduziert. Nutzen Sie uns als erfahrene Praktiker; greifen Sie auf das Know-how von IT-IMPROVEMENT zurück, um Ihre Betriebsabläufe effizienter zu gestalten, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Vorteile der Anwendung:

  • Durchgängiger Prozess für Urlaubsanträge

  • Vermeidung von Fehlern

  • Übersichtliche Darstellung von Abteilungs- und Unternehmenskalender

  • Vereinfachte Planung aufgrund größerer Transparenz und Übersichtlichkeit

  • Verkürzung der Prozesslaufzeiten

  • Automatische Information an die Prozessbeteiligten (z. B. Ablehnung oder Genehmigung per E-Mail)

Ist Ihnen die Basislösung nicht genug und wünschen Sie für Ihr Unternehmen zusätzliche, komplexere Funktionalitäten, so können wir Ihnen auch in diesem Fall mit Rat und Tat zur Seite stehen – kundenorientiert und „maßgeschneidert“. Für ein großes mittelständisches Unternehmen haben wir von IT-IMPROVEMENT eine ebensolche Anwendung entwickelt. Diese Anwendung zur Urlaubsabwicklung berücksichtigt zusätzlich zu oben Genanntem folgende Besonderheiten:

  • Verschiedene Bundesländer (z.B. verschiedenen Brückentage)

  • Unterschiedliche Betriebsvereinbarungsgebiete und deren Auswirkungen bei einem Wechsel des Mitarbeiters in ein anderes Gebiet

  • Unterschiedliche Urlaubsregelungen bei Auszubildenden mit Block- oder Wochen-Unterricht