Lösung für die Warenausgabe "Improve WA"

Produktausgabe und Verwaltung der Bezugsberechtigten für Charity-Organisationen "Improve WA"

Eine Lösung für Charity-Organisationen, die Produkte an Bedürftige ausgeben und die gesamte Abwicklung effizienter gestalten wollen.

 

   Tafelausweis.PNG 

In Zusammenarbeit mit der Duisburger Tafel e.V. wurde eine Lösung für die Verwaltung der Bezugsberechtigten für Lebensmittel und deren kontrollierte Ausgabe entwickelt. Die Anwendung besteht aus zwei Modulen:

1. Verwaltung von Bezugsberechtigten (Kunden) und

2. Abwicklung der Lebensmittelausgabe (Produktausgabe). Als Plattform für diese Anwendung dient Office 365 SharePoint Online.

 

 Hauptmerkmale dieser Anwendung:

  • Zentrale Verwaltung der Kunden
  • Stammdatenverwaltung, z.B. Ausgabestellen, Ausgabetage
  • Erstellung von Ausweisen für die Produktausgabe
  • Abwicklung der Produktausgabe

Tafelwarenausgabe.png

 

Vorteile der Anwendung:

  • Zeitersparnis bei der Produktausgabe
  • Vereinfachte Überprüfung der Berechtigung und Reduzierung des Missbrauchs
  • Abbau von nicht mehr aktiven Berechtigten im System
  • Einfaches Handling auch für ehrenamtliche Helfer
  • Durch Nutzung von Microsoft Office 365 reduzieren sich die Anforderungen an die IT-Infrastruktur  

Kundenverwaltung

In diesem Modul werden die personenbezogenen Daten der Bezugsberechtigten verwaltet. Hierzu gehören insbesondere der Name, die Adresse, Anzahl der berechtigten Familienmitglieder, der Ausgabeort und -tag für die Lebensmittel und ein Foto vom Berechtigten und eventuell einer weiteren Person. Vom System werden eine Personal-Identifikations-Nummer und ein EAN-Code vergeben.

Ausweis für die Produktausgabe

Jeder Bezugsberechtigte bekommt einen Ausweis, um bei der Produktausgabe schnell die Bezugsberechtigung zu prüfen und so u.a. eine schnelle Abwicklung zu ermöglichen. Der Ausweis enthält die wichtigsten Informationen, beispielsweise Name, Vorname, Ausgabeort und Ausgabetag.

 

Produktausgabe

Für die einfache, schnelle und sichere Unterstützung bei der Ausgabe wurde die Lösung so konzipiert, dass das Personal an der Produktausgabe keine Eingaben machen muss. Dies ist besonders wichtig, da hier oftmals Ehrenamtler eingesetzt werden, die mit der IT nicht so vertraut sind. Der Ablauf für die Prüfung bei der Produktausgabe ist aus diesem Grund sehr einfach. Der Barcode auf dem Ausweis des Kunden wird per Handscanner eingelesen und die Kundenstammdaten werden auf einem Bildschirm angezeigt. Hierbei werden insbesondere folgende Informationen angezeigt:

  • die hinterlegten Fotos
  • der Ausgabeort und Ausgabetag
  • Anzahl der bezugsberechtigten Personen

Eine Ampel dient zur Signalisierung, ob der Kunde Waren bekommt oder nicht.

Da dem Mitarbeiter auf dem Bildschirm auch die hinterlegten Fotos angezeigt werden, kann er prüfen, ob es sich tatsächlich um den entsprechenden Kunden handelt.

Produktausgabe: Eine Ampel zeigt an, ob der Kunde auch Waren bekommen darf

 

Tafelampel.png

 

Rot   =   Kunde darf keine Ware bekommen, z.B. er hat in der Woche schon mal Ware bekommen oder falscher Ausgabeort

Gelb  =  Rückfrage bei der Tafel

Grün =   Kunde darf Waren bekommen

Auswertungen

Die vorhandenen Daten können jederzeit ausgewertet werden, z.B. wie verteilen sich die Kunden auf die einzelnen Tage. Aufgrund der Daten können auch automatisch Aktionen ausgelöst werden. Beispielsweise werden die Ausweise von Personen die länger als z.B. 7 Wochen keine Waren mehr abgeholt haben gesperrt und die Kundenstammdaten gelöscht. Möchte der Kunde zu einem späteren Zeitpunkt wieder Produkte abholen, muss er vorher einen neuen Ausweis beantragen.