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Technologie ist der Schlüssel für New Work - aber kein Selbstzweck!
Haben Sie auch schon x Tools eingeführt aber der versprochene Mehrwert will nicht sichtbar werden?
Vorab zur Beruhigung: Sie sind in guter Gesellschaft. Die vermeintlich schlechte Nachricht für Sie mag sein: Einfach den digitalen Arbeitsplatz hinstellen, sprich Microsoft 365 im Unternehmen auszurollen führt nicht automatisch dazu, dass Ihr Unternehmen quasi über Nacht digitalisiert ist und New Work lebt. Die Menschen im Unternehmen müssen durch ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Change & Adoption Programm mit auf die digitale Transformationsreise genommen werden.
Stellen Sie sich es einfach so vor: Microsoft 365 ist wie die Zusammenstellung Ihres Gärtners für Ihren neu zu gestaltenden Landschaftsgarten. Wir setzen Ihnen nicht nur die Pflänzchen in die Erde, sondern begeistern Ihre MitarbeiterInnen mit Rat und Tat, was man mit den Pflänzchen alles machen kann. Das nimmt meist sehr schnell an Fahrt auf, weil Ihre MitarbeiterInnen schon mit Microsoft Office gearbeitet haben. Für den digitalen Arbeitsplatz muss man sich natürlich an neue Arbeitsweisen gewöhnen und auch mal gemeinsam manchen neuen Weg ausprobieren. Wie wir das bei uns geschafft haben, wollen wir Ihnen anhand einiger Beispiele zeigen:
Teams als Plattform für New Work
Auch bei der IT-Improvement hat sich Modern Work erst entwickeln müssen. Wir haben zwar seit Jahren keine Aktenordner mehr und die Fileserver sind längst in Sharepoint gewandert, aber in so manchem hat uns erst die Pandemie einen echten Schub verpasst.
Inzwischen ist Teams bei uns die Plattform für unsere gesamte Zusammenarbeit – sowohl intern als auch mit unseren Kunden und Partnern. Jedes Projekt hat einen eigenen Kanal, auf dem sich alles abspielt, was sonst auf unterschiedlichsten Wegen kommuniziert und verwaltet wurde. Jedes einzelne Projektteammitglied ist komplett integriert und hat Zugriff auf sämtliche Informationen und Dokumente. Im Board sind sämtliche ToDos mit Verantwortlichen, Daten & Dokumenten und dem jeweiligen Status zu sehen. Das frühere To-Do Listen Excel ist bei uns und unseren Kunden inzwischen passé.
Videokonferenzen werden zu New Together Besprechungen:
Kommt Ihnen das bekannt vor? Ja so haben wir früher auch Meetings in Besprechungsräumen gemacht. Der Protokollführer hatte nicht nur während der Besprechung, sondern vor allem im Nachgang jede Menge zu tun, weil er eben auch die vielen Karten von den analogen Whiteboards und Unmengen an Flipcharts dokumentieren mussten.
Unsere Protokolle sind sehr übersichtlich geworden. Die ToDos wandern ins zugehörige Aufgaben-Kärtchen, die Flipcharts und Whiteboards sind sowieso schon digital. Und wer kontrolliert, dass auch alle Aufgaben pünktlich erledigt werden? Microsoft Teams. Und wer will, bekommt die Erinnerung nochmal als Mail in Outlook. Für die Wochenübersicht zu Beginn einer Arbeitswoche sorgt bei uns inzwischen Viva.
Was bringt Digitalisierung tatsächlich an Produktivitätssteigerung?
Ein Paradebeispiel sind Excellisten: Ein Excel wird an x Leute per Mail verschickt, die jeweils Daten eintragen und ihre Version zurückschicken. Die Rückläufer müssen erst angemahnt und dann mühsam in einem Dokument vereint werden. Viele Mails, viel Zeit und jede Menge Fehlerpotentiale, obwohl sich alle beste Mühe geben.
Wir erledigen heute solche Aufgaben in höchstens 10% der Zeit – nämlich die Zeit, die es tatsächlich für die Inhalte des Excels benötigt. Nicht nur, weil unsere Excellisten in der Cloud liegen, sondern weil wir auch unsere Arbeitsweise geändert haben. Heute gibt es eine digitale Aufgabe, die alle notwendigen Infos enthält und den KollegInnen zugewiesen wird. Am Excelsheet selbst können sogar alle gleichzeitig arbeiten, ohne das Daten verloren gehen. Wer’s erledigt hat, klickt auf erledigt und der „Besitzer“ der Liste hat jeweils den neusten Stand vorliegen. Keine einzige Mail, kein zusammenkopieren von Daten aus unterschiedlichen Listen, keine 97 Versionen sondern ein aktuelles Original.
Mehr als je zuvor: Der Kunde im Mittelpunkt allen Schaffens
Als IT-Dienstleister leben wir davon, dass unsere KundInnen mehr als nur zufrieden mit uns sind. Dazu gehört auch, dass Ansprechpartner möglichst immer erreichbar sind und das am besten unter einer Festnetznummer. Also alle immer ins Büro? Das war schon vor der Pandemie für Dienstleister unrealistisch. Auch deshalb haben wir schon seit vielen Jahren Voice over IP Telefonie und sind Ende 2018 auf Teams Telefonie umgestiegen. Zu Beginn der Pandemie hatten wir alle Hände voll zu tun, viele unsere Kunden auf Teams Telefonie umzustellen. Lesen Sie hier die Erfahrungen unserer Kunden Forwardis und concentrate: WinWire Telefonie
Unser geballtes Know How rund um die Teams-Telefonie haben wir in einem Mehrseiter für Sie aufbereitet, den Sie gerne von uns erhalten können – sprechen Sie uns einfach an.
Digitalisierung geht weiter über den Schreibtisch hinaus
Wer Digitalisierung nur auf Büroarbeitsplätze beschränkt, lässt massenhaft Potentiale buchstäblich auf der Straße liegen. Gerade die Tätigkeiten, die außerhalb des Unternehmens stattfinden, haben enorme Produktivitätshebel. Der Vertriebsaußendienst ist sicher ein prominentes Beispiel, denken Sie doch auch mal an digitale Fernwartungen oder virtuelle Ausstellungsräume. Mit Apps und Workflows können Sie zudem digitale Brücken für ganz alltägliche Aufgaben im Unternehmen bauen, z.B. durch ein Arbeitsplatzbuchungssystem oder einen Rechnungsworkflow. Schauen Sie doch mal hier vorbei:
Die Cloud ist sicher - gilt das auch für Ihr Unternehmen
Das kommt Ihnen bekannt vor? Im Gegensatz zur Rente ist die Cloud nachhaltig sicher. Damit können wir Ihnen als Entscheider schon mal eine Angst nehmen. Als deutscher Unternehmer ist es Ihnen ebenso wichtig, dass die Cloud Rechenzentren mindestens in Europa und am liebsten in Deutschland stehen. Das tun sie, schauen Sie hier: Microsoft Trusted Cloud
Was die IT-Sicherheit immer im Blick haben muss, sind u.a. die Datenverbindungen im Unternehmen, zu GeschäftspartnerInnen und Ihrer MitarbeiterInnen.
Einen Überblick über unsere IT-Sicherheitskonzepte finden Sie in unserem Solutionsbereich Security
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