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Solutions
Digital & App Innovations
Gehen Sie die letzte Meile mit Apps, Workflows & Co.
ERP- und Warenwirtschaftssysteme digitalisieren und automatisieren die Prozesse von der Anfrage bis zum Zahlungseingang. Die Logistik läuft über moderne Lagersysteme, die Produktentwicklung arbeitet mit CAD & CAM. Für Vertrieb und Marketing übernehmen CRM Systeme die Kundenbindung entlang der Customer Journey. So weit so gut digitalisiert, allerdings gibt es jede Menge kleinere Abläufe im Unternehmen und zu Geschäftspartnern, die analog hinterherhinken – und das tägliche Leben unnötig schwer machen.
Genau hier setzen die neuen Apps und Workflows an:
Sie schlagen die digitale Brücke im Unternehmen selbst und/oder gehen mit Ihnen die letzte Meile zur Außenwelt. Man kann sie in den digitalen Arbeitsplatz beispielsweise mit Microsoft Teams integrieren und/oder übers Web zur Verfügung stellen.
Der Effekt: Apps und Workflows schaffen digitale Stolpersteine in Form von Medienbrüchen ab und in der Cloud sind die kleinen Helferlein überall verfügbar. Einsatzmöglichkeiten gibt es jede Menge, man denke allein an die vielen Apps in den Smartphone Stores. Für den rein internen Gebrauch bieten sich beispielsweise Buchungs-App für Arbeits- bzw. Parkplätze, oder Workflows für die Freigabe von Rechnungen an.
Hybrid Work mit Öko-Booster: Buchungs-Apps fürs Büro.
New Work mit seinen hybriden Arbeitsmodellen ist gekommen um zu bleiben. Der Feelgoodfaktor in der Work-Life-Balance ist unbestritten und die Vorteile für Unternehmen mit begrenzten Bürokapazitäten enorm. Dazu kommt: Energiesparmaßnahmen werden ab Herbst 2022 für Unternehmen ein echter Kostensenkungsfaktor. Mollig warme, hellerleuchtete, leere Büros will momentan keiner finanzieren. Wer also von fünf Büroetagen nur zwei beheizt und beleuchtet, wird klar im Kostenvorteil sein.
Mit einer kleinen App sichern Sie Ihren MitarbeiterInnen den Arbeitsplatz an Bürotagen und liefern zugleich die Basis für Ihre(n) HausmeisterIn. In Kombination mit einer Parkplatzbuchung – und falls vorhanden sogar gleich noch den Mittagstisch – werden Office Tage zum Highlight.
Die Einsatzmöglichkeiten einer solchen Buchungs-App sind erweiterbar: Beispielsweise für Besprechungsräume inklusive Equipment und Catering oder den Firmenwagen-Fuhrpark. Smart Business im Smart Office!
Workflow für die Freigabe von Lieferanten-Rechnungen:
An sich ist der Lieferanten-Rechnungsprozess ein klassischer Warenwirtschaftsprozess – sofern es um Rohstoffe, Einsatz-/Stücklistenmaterial und Handelsware geht. Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen und gebuchtem Wareneingang abgeglichen und für den Zahlungslauf freigegeben.
Neben dem Standardprozess gibt es aber noch jede Menge Lieferanten-Rechnungen, die aus diversen Gründen nicht automatisiert abgewickelt werden, z.B. Büromaterial, Miet- und Energiekosten, Fuhrpark, Geschäftsreisen, GwGs, IT-Ausstattung, Sonderanschaffungen etc. Für all diese Rechnungen gibt es zwar (fast) immer eine Bestellung, aber der/die Verantwortliche muss letztlich die Rechnung freigeben, damit sie bezahlt wird. In so manchen Unternehmen landen die Rechnungen dann in Papierform auf dem Schreibtisch oder als Mail im Posteingang der/des Verantwortlichen. Sie ahnen schon aus eigener Erfahrung: Auch bei Anwesenheit liegen manche Rechnungen länger.
Die Lösung
Ein Workflow, der die bereits digitalisierten (eingescannten) Rechnungen an die Personen bzw. Stellvertreter weiterleitet und den Freigabeprozess beinhaltet. Natürlich inklusive Erinnerungsfunktion und Eskalationsweg zur(m) UnterzeichnerIn sowie retour in die Buchhaltung. Selbstverständlich im digital Workplace Teams und gerne auch mit Trigger für Ihre Zahlungslaufvorbereitung. Der Clou: Der Workflow kann gleich mit einer Power BI Auswertung aufbereitet werden, so dass Sie auch diese Kosten immer im Blick haben.
Vergleichbare Anwendungsbeispiele sind beispielsweise Reisekostenabrechnungen, Dienstreisegenehmigungen oder Urlaubsanträge (die z.B. über eine App gestellt werden).
Das Tolle an solchen Apps und Workflows:
Dank Microsoft Technologie ist die Entwicklung solcher Apps keine Jahrhundertaufgabe, zudem ist die Integration in beispielsweise Teams ein Kinderspiel und der Schulungsaufwand sehr überschaubar. Dazu kommt: Neuartige Berechtigungskonzepte sind nicht notwendig, auch die Apps und Workflows unterliegen dem allgemeinen User-Berechtigungskonzept Active Directory. Für externe Benutzer können die Apps auch übers Web zur Verfügung gestellt werden.
Welche Analogen Prozesse gibt es noch bei Ihnen?
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre digitalen Lücken schließen!